1. Introduction

Yurai s’engage à protéger la vie privée et les données personnelles des visiteurs de son site internet, de ses prospects, clients et contacts professionnels.

 La présente Politique de confidentialité explique comment des données personnelles peuvent être collectées, traitées, conservées et protégées dans le cadre des interactions avec :

• le site internet de Yurai ;
• les formulaires de contact et les communications professionnelles ;
• les services de conseil, d’audit et d’accompagnement ;
•  les activités administratives et de facturation;
•  les outils internes utilisés par Yurai.

Yurai exerce une activité de conseil et d’accompagnement. Le traitement des données personnelles est, par conséquent, limité à ce qui est nécessaire aux interactions professionnelles, aux activités de conseil ainsi qu’au respect des obligations légales.

Yurai n’exploite ni plateforme publicitaire, ni service de courtage en données, ni système de profilage de données à grande échelle.

En utilisant notre site, vous reconnaissez avoir pris connaissance de la présente Politique de confidentialité.

2. Responsable du traitement

Responsable du traitement :  Yurai GK

Kurobe, Toyama, Japon 

Contact : dp[-arobase-]yuraigroup[-point-]com

3. Catégories de données personnelles traitées Selon la nature des interactions avec Yurai,

les catégories suivantes de données personnelles peuvent être traitées.

3.1 Données d’identification et de contact

• Prénom
• Nom
• Adresse e-mail
• Nom de l’entreprise
• Fonction ou titre professionnel
  

3.2 Informations professionnelles

• Coordonnées professionnelles
• Informations professionnelles accessibles publiquement
•  Informations échangées dans un contexte professionnel

3.3  Données techniques

Lors de l’accès au site internet ou aux systèmes de communication, les données suivantes peuvent être traitées : 

• adresse IP ;
• métadonnées de connexion ;
•  informations de base relatives au navigateur ou à l’appareil, lorsque cela est nécessaire à des fins de sécurité ou de fonctionnement.

3.4 Données organisationnelles professionnelles

Dans le cadre des missions de conseil, Yurai peut être amenée à traiter des informations organisationnelles telles que : 

• les structures de gouvernance ;
• les processus opérationnels ;
• les informations organisationnelles communiquées dans le cadre d’échanges de conseil.

 Ces informations sont utilisées strictement à des fins de conseil.

4. Infrastructures et systèmes utilisés

Yurai exploite une infrastructure hybride combinant des systèmes internes et des prestataires de services externes.

4.1 Infrastructure interne — Japon Certains systèmes sont exploités directement par Yurai au Japon, notamment :

• les systèmes CRM ;
• les systèmes ERP ;
• les systèmes internes de prise de notes ;
• les outils de gestion des flux de travail ;
• les agents d’intelligence artificielle hébergés localement ;
• les systèmes de supervision et de sécurité (EDR / XDR).

Ces systèmes sont utilisés exclusivement pour les besoins des activités professionnelles de Yurai, y compris l’exécution de missions de conseil, d’audit et d’analyse.

4.2 Infrastructure cloud  
Infrastructure Infomaniak — Suisse

Yurai utilise des services fournis par Infomaniak Network SA, établie en Suisse, notamment : 

• l’hébergement du site internet ;
•  les services de messagerie de KSuite ;
•  les outils collaboratifs KChat /Kmeet;
• le stockage de fichiers KDrive ;
• les outils bureautiques KDocs.

Ces services sont exploités dans le cadre des standards suisses en matière de protection des données. 

Accounting Platform — Japan

For accounting and invoicing purposes, Yurai uses: MoneyForward Cloud (Japan)

4.3 Plateformes de médias sociaux

Yurai peut interagir avec des personnes par l’intermédiaire de plateformes de réseautage professionnel, notamment :

• LinkedIn ;
• Facebook.

Lorsque des échanges ont lieu par l’intermédiaire de ces plateformes, le traitement des données est également régi par les politiques de confidentialité propres à ces plateformes.

5. Finalités des traitement

5.1 Acquisition de clients et développement commercial

Yurai peut être amenée à traiter des données personnelles afin de : 

• répondre aux demandes de contact ;
• évaluer d’éventuelles collaborations ;
• mener des démarches de prospection professionnelle ;
• comprendre les besoins organisationnels.

Les systèmes susceptibles d’être utilisés à cette fin comprennent notamment :

• le CRM (Japon) ;
• l’ERP (Japon) ;
• les agents d’intelligence artificielle hébergés localement (Japon) ;
• les systèmes internes de prise de notes ;
• les systèmes de gestion des flux de travail ;
• l’infrastructure du site internet (Suisse) ;
• les services KSuite (Suisse) ;
• les réseaux professionnels ou plateformes sociales tels que LinkedIn ou Facebook.

Les données susceptibles d’être traitées comprennent notamment :

• le nom et le prénom ;
• l’adresse e-mail ;
• l’entreprise ;
• la fonction professionnelle ;
• les informations professionnelles accessibles publiquement ;
•  l’adresse IP.

5.2 Activités d’audit, de conseil et d’accompagnement

Dans le cadre des missions de conseil, Yurai peut être amenée à traiter des données professionnelles échangées avec ses clients.

Les systèmes susceptibles d’être utilisés à cette fin comprennent notamment : 

• les systèmes internes de prise de notes (Japon) ;
• les services KSuite (Suisse) ;
• les outils collaboratifs KChat, y compris, le cas échéant, des fonctions d’enregistrement (Suisse, avec possibilité de stockage local au Japon) ;
• les outils bureautiques (en local et via KSuite) ;
• les assistants d’intelligence artificielle hébergés localement ;
• les systèmes de messagerie électronique.

Les données personnelles susceptibles d’être traitées comprennent notamment :

• le nom et le prénom ;
• l’adresse e-mail ;
• l’entreprise ;
• la fonction professionnelle ;
• l’adresse IP.

 Les données organisationnelles professionnelles susceptibles d’être traitées peuvent inclure des informations de gouvernance ou des informations opérationnelles communiquées dans le cadre des missions de conseil.

Un accès par des tiers peut intervenir pour des besoins de maintenance d’infrastructure ou de support technique, notamment par Infomaniak et ses partenaires.

5.3 Administration, facturation et comptabilité

 Des données personnelles peuvent également être traitées à des fins de facturation, de comptabilité et de conformité aux obligations légales. Les systèmes susceptibles d’être utilisés à cette fin comprennent notamment :

• les systèmes ERP internes (Japon) ;
• la plateforme comptable MoneyForward Cloud (Japon), y compris son assistant d’intelligence artificielle ;
• les services KSuite (Suisse) ;
• les outils bureautiques (en local et via KSuite) ;
• les systèmes de messagerie électronique.

Les données personnelles susceptibles d’être traitées comprennent notamment :

• le nom et le prénom ;
• l’adresse e-mail ;
• l’entreprise ;
• la fonction professionnelle ;
• les coordonnées professionnelles ;
• l’adresse IP.

Les données professionnelles susceptibles d’être traitées peuvent notamment inclure :

• les informations de facturation ;
• les services fournis ;
• les montants payés ou dus ;
• les informations bancaires nécessaires aux transactions.

Des transmissions à des tiers peuvent intervenir, notamment à destination :

• des établissements bancaires (au Japon ou dans le pays du client) ;
• des prestataires d’infrastructure d’Infomaniak ;
• des autorités fiscales japonaises lorsque la loi l’exige ;
•  de partenaires comptables ou fiduciaires au Japon.

Cas spéciaux

5.4 Cookies

Yurai utilise des « cookies », c’est-à-dire de petits fichiers de données susceptibles d’être déposés sur votre appareil si les paramètres de votre navigateur le permettent.

Ces cookies peuvent contenir des informations telles qu’un identifiant unique, les sous-pages précédemment consultées sur ce site ou d’autres informations techniques nécessaires au fonctionnement du site.

Les types de cookies susceptibles d’être utilisés comprennent notamment : 

• les cookies de session ;
• les cookies de sécurité ;
• les cookies de préférence.

 Les cookies de suivi sont évités dans toute la mesure du possible. Le site n’utilise, en principe, que les cookies techniques strictement nécessaires à des fins de fonctionnement, de sécurité et d’exploitation.

Lors de votre première visite sur le site, vous pouvez refuser l’utilisation des cookies, sous réserve des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site.

Les cookies peuvent également être désactivés ou supprimés à tout moment via les paramètres de votre navigateur.

Le présent site ne modifie pas ses pratiques de collecte ou d’utilisation des données lorsque votre navigateur transmet un signal « Do Not Track ».

5.5 Fichiers journaux

Conformément aux pratiques standards relatives à l’utilisation des fichiers journaux, nos systèmes peuvent enregistrer automatiquement certaines visites lorsque vous accédez à nos systèmes ou à ceux de nos prestataires de services.

Les fichiers journaux peuvent notamment contenir des informations telles que : 

• le type de navigateur ;
• l’adresse IP ;
• le fournisseur d’accès à Internet (ISP) ;
• le fuseau horaire ;
• les horodatages ;
• les pages de provenance ou de sortie ;
• le nombre de clics.

Ces données sont utilisées afin d’analyser les tendances, d’administrer le site, de surveiller les usages et de recueillir des informations démographiques générales. Elles ne sont pas associées à des informations permettant de vous identifier directement.

Lors de la navigation sur le site, nous pouvons également collecter des informations techniques relatives aux sous-pages consultées.

Nous pouvons avoir recours à des services statistiques ou analytiques afin de mieux comprendre l’utilisation du site et d’en améliorer le fonctionnement. Chacun de ces services est régi par sa propre politique de confidentialité, qui peut être consultée directement sur le site du prestataire concerné.

Des transmissions à des tiers peuvent intervenir lorsque cela est nécessaire, notamment à destination : 

• d’Infomaniak et de partenaires techniques liés à l’infrastructure ou au site internet ;
• des plateformes de réseaux sociaux lorsque des interactions ont lieu par leur intermédiaire ;
•  des autorités compétentes lorsque la loi l’exige.

5.6 Communications

Nous pouvons vous contacter par e-mail ou par téléphone afin de répondre à vos demandes ou de vous fournir des informations relatives aux services proposés par Yurai, sur la base des informations personnelles que vous nous avez communiquées.

Lorsque votre consentement a été obtenu, nous pouvons également vous adresser des mises à jour ou des communications liées à nos services.

Si vous ne souhaitez plus recevoir ce type de communications, vous pouvez vous y opposer à tout moment en suivant les instructions figurant dans la communication concernée.

6. Bases juridiques du traitement

Yurai traite les données personnelles sur la base d’une ou de plusieurs des bases juridiques suivantes : 

Intérêt légitime Le traitement est nécessaire aux communications professionnelles, à la réponse aux demandes reçues ainsi qu’à la gestion des relations de conseil.

Nécessité contractuelle Le traitement est nécessaire à la fourniture de services de conseil, à l’exécution des accords conclus et à la gestion de la facturation.

Obligations légales Le traitement est nécessaire au respect des obligations comptables, fiscales et réglementaires applicables.

7. Transferts internationaux de données En raison de l’infrastructure utilisée par Yurai, des données personnelles peuvent être traitées dans plusieurs juridictions, notamment :

• au Japon (infrastructure interne et systèmes comptables) ;
• en Suisse (services Infomaniak) ;
• dans d’autres juridictions lorsque des interactions ont lieu via des plateformes internationales telles que LinkedIn ou Facebook.

 Ces transferts n’ont lieu que dans la mesure nécessaire à l’utilisation des services concernés.

8. Sécurité des données Yurai met en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles raisonnables, notamment :

• le chiffrement lorsque cela est possible ;
• la segmentation réseau au moyen de VLAN ;
• des systèmes d’exploitation dédiés aux services d’infrastructure ;
• des systèmes de surveillance des terminaux (EDR / XDR) ;
• l’application régulière des correctifs de sécurité ;
• des sauvegardes conservées sur des supports externes.

 Malgré ces mesures, aucun système numérique ne peut garantir une protection absolue contre les incidents de cybersécurité.

9. Utilisation de l’intelligence artificielle Yurai peut utiliser des outils d’intelligence artificielle hébergés localement afin d’assister ses opérations internes, notamment pour :

• structurer la documentation ;
• résumer des notes ;
• appuyer certaines analyses dans le cadre d’activités de conseil et d’audit.

 Ces systèmes sont utilisés comme des outils d’assistance. L’analyse finale, le jugement et les décisions demeurent toujours sous responsabilité humaine.

Les systèmes d’intelligence artificielle utilisés par Yurai sont, dans la mesure du possible, hébergés localement au sein de l’infrastructure de Yurai au Japon.

Lorsque des données sont utilisées afin d’améliorer des modèles internes d’intelligence artificielle, les jeux de données sont, dans la mesure du raisonnablement possible, anonymisés ou transformés de manière à supprimer les éléments permettant d’identifier des personnes.

Les services d’intelligence artificielle tiers sont utilisés exclusivement pour les besoins internes propres à Yurai, par exemple pour la recherche, l’assistance à la rédaction ou certaines tâches internes de productivité, et ne sont pas utilisés pour traiter des données clients sauf si des garanties appropriées sont mises en place.

Yurai n’utilise pas les données personnelles de ses clients pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle externes ou des services d’intelligence artificielle fournis par des tiers.

10. Confidentialité professionnelle

 Les informations échangées avec Yurai dans le cadre d’activités de conseil, d’accompagnement ou d’audit peuvent inclure des informations organisationnelles sensibles.

 Yurai traite ces informations dans le respect de la confidentialité professionnelle et en limite l’accès à ce qui est nécessaire à l’exécution de ses missions de conseil.

Les obligations de confidentialité s’appliquent aux systèmes internes, à la documentation et aux outils de communication utilisés par Yurai.

11. Partage des données et absence de vente de données

 La vente de données personnelles ne fait pas partie du modèle économique de Yurai. Yurai ne vend, ne loue ni n’échange de données personnelles. Un partage de données n’intervient que lorsque cela est nécessaire, notamment avec :

• des prestataires d’infrastructure ;
• des partenaires de services professionnels ;
• des établissements financiers ;
•  des autorités lorsque la loi l’exige.

11.1 Transfert d’activité

Dans l’hypothèse où Yurai, ou la quasi-totalité de ses actifs, ferait l’objet d’une acquisition, ou dans l’hypothèse où Yurai GK cesserait son activité, serait liquidée ou ferait l’objet d’une procédure de faillite, les données personnelles pourraient être considérées comme faisant partie des actifs transférés à un tiers ou acquis par celui-ci.

Dans une telle situation, les données personnelles pourraient être transférées à l’entité repreneuse, laquelle pourrait continuer à les traiter conformément à la présente Politique de confidentialité et au droit applicable.

En interagissant avec Yurai ou en utilisant le site de Yurai, vous reconnaissez qu’un tel transfert peut intervenir.

12. Violations de données et incidents de sécurité

En cas d’incident de sécurité affectant des données personnelles, Yurai prendra des mesures raisonnables afin de : 

• enquêter sur l’incident ;
• examiner la situation et déterminer les mesures appropriées ;
•  notifier les parties concernées lorsque le droit applicable l’exige.

13. Durée de conservation des données

Les données personnelles sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire pour : 

• gérer les relations professionnelles ;
• fournir les services de conseil ;
• respecter les obligations légales et comptables.

 Les données peuvent être supprimées périodiquement lorsqu’elles ne sont plus pertinentes ou nécessaires.

14. Droits des personnes

Selon le droit applicable, les personnes concernées peuvent disposer du droit de : 

• demander l’accès à leurs données personnelles ;
  
• demander la rectification de données inexactes ;
• demander l’effacement de leurs données lorsque cela est légalement possible ;
• s’opposer à certains traitements.

Les demandes peuvent être adressées à :

dp [-arobase-] yuraigroup [-point-] com

15. Modifications de la présente politique

 La présente Politique de confidentialité peut être mise à jour périodiquement afin de refléter des évolutions relatives à l’infrastructure, à la réglementation ou aux pratiques opérationnelles.

 La version la plus récente sera toujours disponible sur le site internet de Yurai.